Algemeen Directeur Wim Jonckheere heeft op de gemeenteraad van 19 februari zijn nieuwe gemeentelijke organisatie voorgesteld, wellicht de belangrijkste verwezenlijking gedurende de huidige legislatuur. De interne organisatie is ingrijpend herzien, voornamelijk op initiatief van burgemeester Bram Degrieck, die moeite had om een geschikte persoon uit de privésector te vinden voor de hervorming van het management van alle gemeentediensten. De eerste fase van deze opdracht staat nu bekend als HKA, “Het Kan Anders” en is een voortdurend evoluerend beleid dat nog in ontwikkeling is richting is HIA, “Het Is Anders.”
De interne reorganisaties waren tot nu toe vrij ondoorzichtig voor mij, mede door de coronaperiode en het verplicht Afspraak maken voor gemeentediensten. Op de sociale media deden recent wilde geruchten de ronde die het nieuwe management in een negatief daglicht plaatsten. Directeur Wim voelde de noodzaak om deze valse berichten te weerleggen, benadrukkend dat dit ook uit respect voor zijn werk was.
Het begrip “respect” werd herhaaldelijk benadrukt in zijn betoog.
DE BLIEDEMAKER vindt het belangrijk om hier een korte samenvatting aan te wijden.
Dit huidig gemeentebeleid zou nu volledig gedepolitiseerd zijn, dit in contrast met vorige.

Link naar de opgenomen gemeenteraad>>>> van 20:03:00 t/m 21:11:00 = 68 min.

1. Beleidsdoelstelling

Zie MJP (=MeerJarenPlan) hierboven vroeger reeds uiteengelegd: zie 4 artikels in DE BLIEDEMAKER waarvan eerste>>>
–De KLANT staat centraal. De organisatie is geëvolueerd van een focus op wettelijke naleving van de reglementen naar een meer klantgerichte benadering

2. Organisatiestructuur

• De organisatie is nu gestructureerd rond drie belangrijke pijlers: Directie Mens, Directie Recreatie en Ondernemen, en Directie Ruimte.
• Elke directie omvat specifieke teams die gericht zijn op verschillende aspecten, zoals burgerzaken, welzijn, toerisme, enz.
• Er is ook een vierde pijler voor Interne Ondersteuning.

In hieronder cursief geschreven teksten zijn letterlijke uittreksels uit de toespraak van 1u 10 min (met App “Speech to Text”).
“Niet cursief” zijn eigen opmerkingen

“…Onze directie MENS (blauw: met dir. Annick Werkers), we hebben daar een aantal zaken geclusterd waarvan we denken van die zaken horen samen. Burgerzaken, Welzijn, Groeien, Kinderopvang en ook de Leerplaneet.
Dan hebben we de directie RECREATIE EN ONDERNEMEN (groen: met dir. Bart Rutten) . Die bestaan uit Toerisme, lokale economie, cultuur en erfgoed (nu 1 dienst). We hebben die teams gebundeld omdat er veel meer is dat hen bindt of dat hen uit elkaar houdt. We hebben het team Sport en we hebben het team Bibliotheek.
En dan hebben we de directie RUIMTE(paars: met dir Hendrik Maelfait ). In aantal mensen de grootste directie die omvat Facility. Dat gaat eigenlijk vooral over onze openbare werken, onze projecten, onze eigen gebouwen. We hebben de Technische Diensten die op een beurt bestaan uit Groen, Logistiek dat is zowel de feestploeg dat we vroeger zeiden maar dat is ook onze poetsploegen. We hebben Reiniging en we hebben de Vakdiensten. Daarnaast hebben we ook het team Omgeving dat gaat over de vergunningen maar dat gaat ook over milieu en mobiliteit en dan hebben we Veiligheid en Preventie dat zijn vooral onze gasambtenaren.

Die drie teams staan het dichtst bij de klant en daarnaast hebben we het team INTERNE ONDERSTEUNING (rood. Met dir Wim die cumuleert met Algemeen Directeur. ).
Dat omvat het team van Evelien Broucke Financiën (Financieel Directeur), team van Valerie IT, team van Gregory Brunin HR.
We hebben nieuwe functies, namelijk Kwaliteit en Risico. Dit is Wouter Deruwe. Sinds een aantal jaar doen we ook intensief aan risicocontrole en organisatiebeheersing. We hebben ook sinds twee jaar onze eigen Preventieadviseur. Dus we hebben een tijdje daarvoor zonder gezeten of we besteden dat extern uit.Vandaag hebben we onze eigen interne preventieadviseur Marie de Clercq die dat zeer goed doet.We hebben Program Management onder leiding van Veerle Van Ackere (de vroegere gemeentesecretaris) die het mogelijk maakt om alle projecten eigenlijk te gaan overlopen, voor te bereiden voor het bestuur, maar ook te rapporteren en ook binnenkort rapporteren aan de raadsleden en zelfs aan het publiek.
We hebben heel sterk ingezet op Communicatie. We hebben het team Office Management onder leiding van Ann Mouton (nu Adjunct Algemeen Directeur, vroegere Secretaris OCMW) dat eigenlijk alle politieke organen beheert, maar nog verder dan dat ook ons dienstverleningsconcept, onze telefonie en ons onthaal en we hebben het Kabinet van de Burgemeester.
Adjunct Algemeen Directeur: Ann Mouton + office management
Samen is dat ongeveer een ploeg van een beperkt aantal koppen en een aantal mensen van een 290 à 300 mensen.

Conclusie: eindelijk een duidelijk organigram (misschien kunnen de belangrijkste individuele medewerkers in de diensten ook met naam vermeld worden op de website bij de diensten, zoals vroeger)

3. Leiderschap en Teams

Er zijn vier directeurs met verschillende verantwoordelijkheden.

Er is een nadruk op het verminderen van het aantal leidinggevenden om meer medewerkers direct in contact te laten zijn met burgers.

Alles rond personeel, HR, toekomstperspectief van mensen, dat bundelen we bij die directeurs. Alles rond de dagdagelijkse organisatie, planning, dat zit op het niveau van de teamleads.

Dus op die manier hebben we het aantal mensen die bezig zijn met leidinggevende weliswaar beperkt van een 26-tal mensen (vroeger) naar een 18-tal mensen in de organisatie.

Van de 290 mensen komen 190 mensen uit De Panne, een 23-tal mensen uit  Koksijde, 34 mensen uit Veurne, 2 mensen uit Frankrijk zelf en dan hebben we nog een 41 tal mensen die een beetje van overal komen. We hebben zelfs iemand die van Brugge naar De Panne komt.
(directeur Wim woont aan de kerk in Beauvoorde en werkte vroeger bij een grote bank te Leuven)

Wij hebben de leidinggevenden directeur genoemd omdat dat misschien wel aantrekkelijker is naar de buitenwereld toe.
What ’s in a name? (In de privé zouden die volgens mijn vroeger bedrijf nog niet directeur genoemd worden)
Maar deze organisatie is vandaag een standaard (in gemeentebesturen)

Directeur Wim breekt een lans voor alle mensen die verantwoordelijkheid durven opnemen. Bij ons, in scholen, waar dan ook, zoals in bedrijven. Want ik denk dat de job van leidinggevende echt soms wel onderwaardeert wordt. En ik heb het echt niet over centen, ik heb het echt wel over RESPECT.

Conclusie: geen te zware directie

4. Evolutie Personeelsbestand

4.1 Aantalen

“...Er moet geïnvesteerd worden in mensen. … het aantal effectieve VTE, dat zijn de mensen die aan de slag zijn elke dag. In september 2020, net voor de grote uitrol van de HKA eigenlijk, zaten we op 261. Dan is dat opgebouwd, dan hadden we momenten dat we met 304 VTE waren, 263 mensen ook. ..vandaag werken we met 242 VTE.
Dit is voor een stuk efficiëntie… Daar zit geen enkele naakte ontslag in, tenzij dat er iemand iets mispeutert heeft. dat hebben we gedaan op een natuurlijke wijze.Als jobs kunnen gebeuren door twee mensen, dat doen we dan niet door drie mensen.Als mensen promotie maken en mensen groeien door, dan kijken we op een bepaalde plaats van, moeten we die persoon gaan vervangen of niet. Dat durf ik eerlijk zeggen.

Wij hebben op vandaag 5 decretale graden (=1% donker groen hierboven) . Dat zijn ikzelf, dat zijn de twee voormalige secretarissen en dat is de huidige financiële directeur en de vorige financiële directeur van het OCMW.
Daarnaast hebben wij een 20 mensen op A-niveau (=7% blauw). Dus als je die samentelt dan zijn wij 8% van de volledige organisatie.
Er is een benchmark dat je kan raadplegen van ABB, aan over 270 besturen, daar is het aantal A-functies op 10% en het aantal B-functies op 22%, dus bij ons zit het aantal A-functies op 8% -B-functies op 14%. Wij zijn dus niet abnormaal zwaar in onze organisatiestructuur.

Het aantal mensen dat aangestuurd wordt door één leidinggevende ligt bij ons iets hoger dan ergens anders. Geloof me, van het moment dat je die titel geeft, je bent baas van twee, drie mensen, dan ben je daarmee bezig. Dus wij hebben er echt voor gekozen om te zorgen dat er minder bazen zijn en dat meer mensen met de burger kunnen bezig zijn. 

Conclusie: personeelsbestand is nog dalend.

4.2 Promoties

In 2019 waren er geen promoties, in 2020 hebben we vier promoties gehad, in 2021 hebben we 34 promoties gehad. In 2022 hebben we 13 promoties gehad, in 2023 hebben we acht promoties had. Enerzijds je krijgt dat niet, je moet dat verdienen. Dat heeft vaak te maken dat iemand naar een hogere stoel postuleert en door dat examen geraakt. Maar in 2021 hebben wij alle E-functies. Wij hadden nog E-functies in de organisatie en dat waren dus geen directieleden, dat waren mensen in de technische diensten hadden een E-functie. Al die mensen zijn overlegd met sociale partners zijn gepromoveerd naar B-niveau. 

Besluit: promoties zijn wel degelijk mogelijk

4.3 Zikte

Ons percentage ligt zo gemiddeld op de 9 of de 10 procent. Dat is niet weinig. Dat zit ook wat verdeeld in verschillende teams. Dat ligt iets hoger in de technische diensten en dan specifiek bij bepaalde teams. Dat ligt redelijk hoog in in poets ploegen bijvoorbeeld. Dat gaat bijvoorbeeld veel lager liggen op een administratieve dienst.
Ook in ons arbeidsreglement hebben wij opgenomen dat wij een reintegratie beleid hebben waarbij dat we proberen om mensen aan het werk te houden of mensen die langdurig ziek zijn om die ook terug te keren.We doen dit dit jaar uniek met een multidisciplinair team waar een psycholoog kan bij betrokken zijn, waar onze arbeidsgeneesheer bij betrokken is, waar de medewerker kan bij betrokken zijn.

Conclusie: ziektepercentage aan de hoge kant

4.4 Leeftijdspiramide

“..Wij hebben een omgekeerde leeftijdspiramide. We hebben wat meer mensen boven de 40 jaar, 50 jaar zelfs en 60 en meer. Dus die curve gaat dus altijd meer en meer naar rechts.
Enerzijds zou je kunnen zeggen van hier haal je ook een stukje van je efficiëntie uit. Als mensen op pensioen gaan hebben we daar telkens de mogelijkheid om zonder bloedvergieting te gaan kijken van, kunnen we die mensen vervangen of niet.
Anderzijds zet je er ook wel een risico in, want je ziet dat misschien niet het komende twee jaar, maar dat de komende tien jaar toch heel wat competentie en know-how de organisatie kan verlaten. Dus het is ook belangrijk dat we ook blijven jonge mensen aantrekken en ook daar een aantrekkelijke werkgever zijn.En daarvoor is het interessant om, om blijvend reclame te maken en communicatie te maken wat hier allemaal kan. Dus je kan hier terecht als ingenieur, je kan hier terecht als schrijnwerker, je kan hier terecht op de sportdienst. Dus we hebben een waaier aan faciliteiten om dat te doen.
Daarom is het ook belangrijk dat wij stagiairs kunnen aantrekken, jobs zijn te kunnen aantrekken, want dat zijn onze toekomstige werknemers.

Besluit: wegens omgekeerde leeftijdspiramide veel promotiemogelijkheden.

4.5 Uitstroom

“..Het is normaal in de verandering dat mensen de zaak verlaten… Omdat voor sommige mensen de verandering misschien te groot is.Dat hun job er anders uitziet, dat ze zeggen van dat is niet meer mijn job,  Er zijn mensen ook dat wij opleiden en trainen en die ergens anders promotie kunnen maken, die verlaten ook soms onze zaak. En we hebben natuurlijk ook mensen die op pensioen gaan en mensen die vertrekken doordat wij afscheid nemen.
In 2022 zijn er door de werkgever 2 mensen ontslagen (=2,7 % van de uitstroom). En door de werknemer zijn er 9 mensen weggegaan. Het gemiddelde, opnieuw een benchmark, Wel, het gemiddelde daar was 3,97%.
Bij ons, op uw 300 werknemers, zijn er ook 2,7% weggegaan buiten onze wil.De standaarden dat ze gebruiken, laag en minder, laag is minder dan gemiddeld personeelsverloop, is minder dan 3%. Gemiddeld personeelsverloop is tussen de 3 en de 6.Meer dan gemiddeld hoog personeelsverloop is 6 procent. Dus ik denk ook daar OK.
Je ziet ook de cijfer voor 23, daar ging het over 11 mensen. Dus op plaats van 9 ging het over 11.
Mensen die rond ons ontslagen zijn, ging het over 5. Ik herhaal, mensen die rond ons ontslagen worden, ….Maar mocht ik de details vrijgeven, hoop ik dat u zou zeggen, het is maar normaal. Ik hoop dat u ook met mij zegt dat u geen misbruik kan maken tijdens uw werk van dingen die van de gemeente zijn. Dat u uw bijberoep niet kan uitoefenen tijdens uw gemeenteactiviteit…
Dus ook dit wil ik in zijn juiste context zetten van er is hier geen massale uitloop van mensen.
Soms ben ik er van verwonderd door de veranderingen dat we doen. dat er eigenlijk dat de uitstroom zo laag is voor alle duidelijkheid want we proberen toch wel het een en ander te gaan veranderen. 

Conclusie: toch een “gemiddeld” personeelsverloop. Ik denk dat dit vroeger lager was

4.6 Hoe werken wij?

Beluister in detail op auditief verslag van de gemeenteraad vanaf 20:34 op de tijdslijn

4.7. Personeelsuitgaven

….20 miljoen euro. Dat zijn fenomenale cijfers. Dus dat is meer dan de helft van uw exploitatie!
Waar wij impact op hebben, is op het aantal mensen. Daar heb ik impact op.
(..iedereen die hier werkt verdient elk jaar meer. Dat is de anciënniteit van mensen die hier werken. Je weet ook dat mensen, als ze hier 4 jaar werken, dat die eigenlijk vanzelf, tenzij dat ze een slechte evaluatie krijgen, een promotie krijgen. Daar moet je niks voor doen, dat is automatisch zo. Na 8 jaar krijgen ze dat nog eens en ik denk na 13 jaar krijgen ze dat nog eens). Dat heeft dus wel impact op je totaalbudget,
De evolutie is van de contractuelen, daar hebben we wel impact op, dus van 9 miljoen naar 11 miljoen. Dit is hoofdzakelijk nog de impact van de HKA (nieuwe mensen dat we aangeworven hebben) en dan ook effectief  de hele grote impact van indexaties.
Het aantal vastbenoemden, dit is een gegeven. Het is een “uitstervend ras”,
Je hebt de Jobstudenten en daar kunnen we wel veel aan doen Dus je ziet dat dit bedrag enorm gestegen is en voor dit jaar pakken we de zaken ietsje anders aan. In ons arbeidsreglement hebben we nu voorzien dat iedereen zijn vakantieplanning moest maken tegen eind januari. Dus wij hebben 35 dagen verlof aan het lokaal  bestuur en 20 van die dagen moeten eigenlijk vast liggen voor de rest van het jaar. Op die manier gaan we proberen te komen tot een betere inzet van onze jobstudenten. Waar het vroeger al eens gebeurde dat een chef of een team lid zei van ga maar allemaal samen in congé, we gaan het wel oplossen met jobstudenten. 
Zaken waar ik ook heel weinig aan kan doen is de evolutie van de politieke mandaten en van de pensioenen van ex-mandatarissen.
Hospitalisatieverzekering is automatisch gekoppeld aan een aantal mensen, vakbondspremies ook, vrijwilligers ook, artikel 60 ook, onderwijs en personeel. We hebben daar ook geen vat op…
Dus waar wij op werken en waar wij proberen impact op hebben, is op het aantal mensen dat hier werkt en de functieprofielen. 
Uiteraard hebben we geïnvesteerd en die mensen zijn er hoofdzakelijk bijgekomen in 2022, dus uw loonmassa is op dat moment vanzelf met ongeveer 1 miljoen euro gestegen en dan heb je dat sneeuwballen effect dat op al die cijfers je continu eigenlijk die indexatie hebt en dat zal altijd zo doorgaan.

Dus indexatie 22% op vijf jaar, de voortschrijdende geldelijke anciënniteit.

(Ook iets is de stijgende wettelijke pensioenlasten statutaire personeel. Dus ons contractueel personeel wordt betaald via de RSZ-bijdrage dat we doen, via de overheid.Onze eigen statutairen die moeten eigenlijk betaald worden door onze werkende statutairen. Dus op een bepaald moment ga je eigenlijk een omgekeerde verhouding krijgen in dat er meer statutairen op pensioen zal zijn dan dat er werkende statutairen zal zijn).
We hebben geen grote pensioneringsgolf.  Die komt er ooit wel aan, maar op heel korte termijn hebben we geen grote pensioneringsgolf. We zitten vandaag aan 9 à 10 mensen die op pensioen gaan.Dat zijn ook het aantal mensen dat we gebruiken om aan onze natuurlijke afbouw te werken.

Er zijn nog een aantal andere zaken die natuurlijk ook centen kosten.
We hebben niet alleen mensen aanvaard. We hebben de telewerk vergoeding voor mensen die thuis werken, maar dat is peanuts, dat gaat over niet veel geld.De stijging van de fietsvergoeding, dat is wettelijk, daar moeten we in meevolgen. En we hebben fietslease, dat kost ons eigenlijk niks als vestzak, broekzak, operatie. De mensen financieren dit zelf met een eindjaarspremie, maar we hebben wel een administratieve kost om dat te voorzien, maar dat zijn geen zware kosten.

Conclusie: indexatie van 22% is moordend. Enig verweer is minder personeel

4.8. Extra kosten HKA

• 2 extra directeurs ten opzichte van vroeger, ten opzichte van pre-HKA (vroeger reeds 2. Dus helft directieteam is nieuw)
• 1. jurist
• 1. digitale communicatie-expert
• 1. grafische communicatie-expert. we hebben een nieuwe huistijl uitgerold en we proberen er echt wel veel in te zetten op communicatie.
• 1.HR-manager, waarvan we heel veel dingen in huis doen. We hebben een extra medewerker destijds ingezet op personeelszaken. We hebben ee
• 1. projectleider Facility, dus een nieuwe collega aangeworven bij Wim Morel, omdat Wim al die projecten zelf moest trekken en er zijn er heel wat. 
• 1. nieuwe IT-medewerker. Ook hier wil ik nog eventjes zeggen van wij met vier mensen doen wij ongelooflijk veel zelf in huis Alles dat wij lanceren, nieuwe telefoniesystemen, het feit dat wij allemaal plaats en tijd onafhankelijk kunnen werken, dit gebeurt door onze eigen IT-dienst. Dat is wel een dikke chapeau voor Valerie, Donovan, Dario en Frank. En vooral ook, wij zetten in op cybersecurity.
• 1. Financial Controller, dat is Pieter Jan. Pieter Jan maakt dashboards voor ons, probeert goede input te geven, probeert bestanden met elkaar te doen spreken. Ik denk dat dat echt wel een hele mooie stap vooruit is.
• 1. interne preventieadviseur, Marie De Clercq. We hebben nog nooit zoveel ingezet op interne veiligheid. Mensen krijgen vandaag opleidingen hoe ze dingen moeten opheffen, hoe ze een werf moeten afzetten. Die krijgen toolbox meetings, hoe ze met gevaarlijke producten moeten omgaan. Hier is een QR-code om uw arbeidsongevallen te melden, waardoor je ook snel uw uitkering krijgt. Dus ook daar hebben we een hele grote stap in professionalisering gezet.
• 1. programmanager, dat is Veerle. Ik denk ook daar een enorme grote stap. Veerle moet zaken gaan uitleggen aan hele grote besturen, hoe we dit op vandaag aanpakken. ook belangrijk voor een goede samenwerking met het bestuur en verder ook met uiteraard met alle bestuurders en de gemeenteraadsleden. 
• 1. risicomanager. Ik heb het altijd gezegd dat was mijn grootste verwondering. Een organisatie met een omzet van 35 miljoen euro, 300 mensen, heeft geen risicomanager. Dus tot voor kort, en ik wil u zeker niet benauwd maken, maar wij moeten veel meer interne controles doen. Wij moeten kunnen voorspellen als er ergens iets misloopt hoe dat we dat kunnen terug samenstellen, dat is eigenlijk waar Wouter en Katty mee bezig zijn. Stap voor stap, maar vandaag ook daar zijn we hele mooie stappen aan het zetten.
• Van al die mensen die daarboven, hebben wij 10 mensen gerekruteerd. Andere mensen waren extern. De kostprijs van die extra functies op jarenbasis zijn 880.000 bruto. Dat is 4,5% van ons totaal personeelsbudget. Het kost het M-team extra, dus de rest was er al. Ons M-team extra kost 470.000 euro per jaar. Dus de extra kosten van het M-team kosten 2,4% aan ons totale budget.

Besluit: de HKA is pas mogelijk via imposante reeks nieuwe functies. Kost maar is nodig

5. Waarmee zijn we bezig?

…HR,

• De collega’s van HR binnen drie jaar hebben die zowel een nieuwe rechtspositie regeling geschreven als een nieuw arbeidsreglement, volledig in huis, zonder consultants. Dat arbeidsreglement opnieuw is geschreven, is samenwerking met iedereen, iemand van de directie, iemand van de teamleden, iemand van de sociale partners en iemand van de medewerkers. Geen onderscheid is tussen een directeur en een medewerker.
• We hebben fietslease geïntroduceerd.
• Ik heb die 360 graden bevraging ingevoerd
• Wij doen, of ik doe, ontbijtsessies. Dus om de 14 dagen spreek ik met mensen. We zitten aan 220 mensen nog een zestigtal te gaan. Dit zal af voor ons zijn dit jaar.
• Wij doen leiderschapstrajecten. 
• Wij doen heel veel trainingen inhouden dat we zelf uitvinden. 
• We zijn baanbrekende werkgever geworden,
• We hebben een Cervantes Award gewonnen voor het beste team HR en voor het beste team program management. 
• Wij werven en selecteren op een heel andere manier dan vroeger. 
• Wij zetten het merk in de kijker
• Wij leiden ook mensen op die vandaag totaal niet digitaal zijn (digi). Wij zijn 30 mensen en ik herhaal opnieuw, er zijn 30 mensen uit de technische diensten zijn wij aan het opleiden om gewoon de basis te kennen van wat is het wat is het me hoe werkt mijn smartphone dus ook daar wil ik toch nog een keer benadrukken dat er hier geen onderscheid gemaakt wordt tussen rang en stand

Organisatie

• We werken als Program Management maar ook wij de
• Communicatie is voor iedereen gelijk: het is KYK die staat ook open voor iedereen hier in de zaal het is KYK waarom mensen er niet mee kunnen werken proberen we daarin op te leiden, maar iedereen krijgt dezelfde informatie op hetzelfde moment.
• We hebben een volledige integratie gedaan van gemeente en OCMW. Ook daar zijn sommige besturen nog mee aan de slag. 
• Bij ons zijn mensen multi-inzetbaar. 
• Interne mobiliteit, je kan hier doorgroeien van medewerker tot directeur. We hebben ook mensen ingezet, we hebben krapte op de arbeidsmarkt. Het is zeer moeilijk om bijvoorbeeld kinderbegeleiders aan te trekken. We hebben mensen, drie mensen, volledig opgeleid die de omschakeling gedaan hebben van een andere functie naar kinderbegeleider.
• Wij maken dashboards. Wij proberen heel goed samen te werken over de directies heen.
• Er zijn delegaties. Ik heb de delegatie gekregen van het bestuur in verband met personeel en organisatie.We proberen er goed mee om te gaan. Het is niet omdat je de delegatie hebt dat je niet transparant bent. Integendeel, elke beslissing wordt toegelicht. Wij pakken nooit geen actie zonder te overleggen, maar wij pakken uiteindelijk wel de beslissing.
• Ik denk dat we een zeer goed overleg hebben met onze sociale partners.Ook hier opnieuw, ze hebben meegeschreven aan onze rechtspositieregeling en arbeidsreglement.
• Sociale partners zijn onze grootste challenger, ze houden ons scherp, maar ik heb ook echt wel het gevoel dat ze vandaag een van onze grootste supporters zijn
• We hebben één kinderopvang, we hadden vroeger verschillende kinderopvangen. We hebben één kinderopvang onder één leidinggevende.
• We hebben één poetsploeg,
• We proberen de leerplaneet dichter bij onze gelee te trekken . 
• En in verschillende werkgroepen zijn wij trekker.

Processen

• We hebben een archief. Je gaat zeggen, had je geen archief?Ja, we hadden een archief. U deed de deur open en alles viel op uw hoofd.Vandaag hebben wij een archief waar de dingen kan terugvinden, waar we in toekomst gaan digitaliseren.U kan zeggen van, is het allemaal zo simpel, maar je moet er wel voor kiezen, je moet er tijd in stoppen, je moet er mensen op zetten.
• Wij doen debiteur beheer, 
• u kan overal werken, van thuis uit, van op elke plaats. We noemen dat modern workplace,
• We maken minder fouten.
• We kunnen op vandaag weten van welk materiaal dat we hebben, hoe oud dat is en waar dat zit. 
• Vandaag hebben we off- en onboarding. Als iemand de zaak verlaat of op pensioen gaat,dan weten wij dat die nog een smartphone en een computer van ons heeft. Want al onze computers zijn ondertussen gelabeld en weten we waar ze zitten.
• E-sign. Alles wordt quasi digitaal getekend. Waarom doen we dat? We doen dat omdat documenten op die manier op één plaats zitten, niet verloren kunnen gaan en dat we altijd documenten opnieuw kunnen terugweer samenstellen.

Klant

We doen heel veel dingen voor de klant.

• Tot voor kort, we weten eigenlijk niet hoeveel telefoons we opnemen, maar telefonie is nog altijd een van de belangrijkste communicatiemiddelen. Vandaag hebben we een nieuw telefoonsysteem. We hebben die zelf gekozen, we hebben die zelf uitgerold en de mensen van IT hebben zelf een opleiding in elkaar gestopt.
• We hebben De Panne-App, een zeer goedkope app met een zeer grote efficiëntie. is volledig achter de schermen gedaan. We hebben een heel klein beetje consultancy, maar al de rest doen we zelf. Er zit een hele machine achter van mensen uit de technische dienst, maar ook mensen van office management. Iedereen werkt eraan mee. (de App is reeds gebruikt door DE BLIEDEMAKER en werkt goed)
• We zorgen dat u dingen makkelijker kan betalen. Ik weet niet of u dat graag hebt, maar het gaat vlotter.
• Wij hebben een nieuwe methode van zaalverhuur. 
• We hebben de vijftanten. Bjorn is hier een tijdje geleden komen uitleggen hoe zij hun intakes doen.
• We doen walk-controles op vandaag,
• We hebben een Panne Pas,
• We hebben een PanneBon,
• We doen Zonewerking binnen de Technische Dienst. Alle teams werken samen op één moment, één keer erdoor, goed afgesproken. Korte pijn, alles proper.
• We hebben een volledig nieuwe website gemaakt, we zetten heel veel meer in op social media.
• We hebben een merk, de panne is een merk geworden.
• We hebben een visie op Dienstverenigd Concept gemaakt.
• U kunt een afspraak boeken met ons automatisch.
• We hebben een digipunt in het kader van Digibank zijn we daarmee gestart. 
• We hebben een participatietool uitgewerkt, Wijsneuzen.
  
  Risico
  
• We gaan piloot zijn bij Audit Vlaanderen. 
• Wouter komt binnenkort terug naar de gemeenteraad met een nieuwe aanpak rond klachten..
• We hebben toegangsrechten. Tot voor kort konden we niet weten wie allemaal toegang had tot welke software. Met alle gevolgen van dien. Mensen die er al vijf jaar niet mee werkten hadden toegang tot bepaalde software.Ook dit pakken we nu aan.
• Cyber-risk heb ik uitgelegd. 
• Interne previntie ook.
• Organisatiebeheersing is verhaal van Wouter.
• We hebben overheidsopdrachten anders aangepakt. Nancy heeft overheidsopdrachten gedaan. We hebben daar ook een ontdubbeling gedaan tussen de mensen die vooral bestekken opmaken en de mensen die de overheidsopdrachten moeten doen.
• We proberen aan de afbouw van cash te werken. Uiteraard is cash nog altijd welkom, maar cash houdt bepaalde risico’s in en mensen willen soms ook het comfort van met een kaart of met een smartphone te betalen.
  
  Conclusie: HKA doet veel nieuwe taken

6. Verdoken personeelskosten

Vóór 2020 hebben we heel veel verdoken personeelskosten gehad

• Er was een begeleidingstraject met externe consultants rond de OCMW en gemeente integratie.
• Er was een begeleidingstraject interne werking als er conflicten waren in sport of financiën of teams werken niet goed samen, werd er een externe consultant opgezet. 
• Er was een begeleiding van taken en problemen in de poetsdienst. 
• Er was een leiderschapsrecht van het VVSG (Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten)
• Er was een begeleiding ook tijdens de opmaak van het MJP (MeerJarenPlan).
  
  Er zijn NU wel veel dingen dat we vandaag in huis kunnen. 
• Wij kunnen een eigen personeelsbeleid uitwerken, wij kunnen organisatiebeheersingen uitwerken. Wij kunnen samen met de mensen van Visit een strategienota opmaken.Wij zijn momenteel bezig om sport ook op een andere manier te organiseren.
• Wij doen workshops rond feedback. Wij leren mensen doelen opmaken. Wij kunnen individuele mensen gaan coachen. 
• Wij kunnen met ons jurist elk contract gaan opstellen en gaan controleren. Wij kunnen dashboards maken 
• Wij zenden één persoon naar een bepaalde opleiding, niet tien zoals vroeger. Eén persoon gaat naar een bepaalde opleiding en die persoon moet dan eigenlijk die opleiding in huis gaan organiseren.

7. Erkenning

• We hebben een award gewonnen.
  Is die Servantes Award zo belangrijk? (die Award komt van een professionele jury).
  Toch wel. Dus ik denk dat mensen herkennen wat wij aan het doen zijn.
• We zijn Baanbrekende Werkgever geworden. We gaan er opnieuw voor, voor het jaar 2024.
• We proberen goed samen te werken met de DVV.
• We zitten in klankbordgroepen, we worden gevraagd om in jury’s te zetelen. We hebben een lijst van grotere gemeenten die contact zoeken met ons, waar we geloofwaardige gesprekspartners zijn en waar we wederzijds leren.
• We proberen te investeren ook in een netwerk van hogere overheden. 
• We zien ook de Stads- en Gemeente monitor, uiteraard kijken wij vooral naar de dingen die te maken hebben met onze interne werking en daar zien we toch ook een aantal zaken dat ten opzichte van Vlaanderen een aantal zaken gewaardeerd worden.
  Conclusie: de Erkenning komt vooral van extern. Zeer gevoelig voor de directeur

8. Medewerkers, wat zeggen medewerkers? 

• Er is meer coördinatie over de teams heen.
• Er is veel aanbod naar burgers, ook veel communicatie.
• Er is open communicatie ten opzichte van de leiding. Je hebt geen schrik of je hoeft geen schrik te hebben om een idee te geven.
• Meer aandacht voor gepast werk voor mensen op leeftijd. Er is hier geen beleid rond.
• ik ben van plan om 2 keer per jaar een stand van zaken te doen.
• Waarom doe ik er nog een laagje bovenop? Omdat ik toch echt wil zeggen dat voor ons, en ik spreek echt voor 300 mensen, dat dit echt wel ons werk is. Dus wij steken daar heel veel energie in en we hopen dat je dat apprecieert.
• We zijn er voor iedereen, maar ik zou wel graag hebben dat de organisatie wat meer respect krijgt. 
• en nog veel meer (zie …….
  
  Besluit: zeer leerzaam was de uitgebreide uitleg van Algemeen Directeur Wim over de nieuwe organisatie die hij uit de grond gestampt heeft. Logisch dat hij hierover lovend is.
  Om een volledige beeld te krijgen van nieuwe werking is het nodig van ook de stem ter horen van de werknemers en de sociale partners. Dat is de andere kant van de medaille.
  Dat is niet gebeurd op deze gemeenteraad maar toch heeft de directeur op de slide hierboven een poging gedaan om hierover één en ander te vertellen. Misschien niet volledig maar lovenswaardig.

Conclusie: de organisatie profileert zich als een baanbrekende werkgever, die investeert in communicatie, samenwerkt met andere gemeenten, en betrokken is bij externe initiatieven.
Er wordt afgesloten met een oproep voor meer respect en erkenning voor het werk van de organisatie.

7. Besluit van DE BLIEDEMAKER

DE BLIEDEMAKER is zeer blij dat eindelijk een grondige uiteenzetting is gegeven over de HKA. Mede door corona en de noodzaak om afspraken te maken om het gemeentehuis binnen te kunnen wandelen, was ik een beetje ontgoocheld. Het is voor mij de eerste keer dat de nieuwe personeelsstructuur in detail is voorgesteld. Ik begrijp dat het tijdens de reorganisatieperiode delicaat is om de vorderingen voor te stellen. Nu heeft Wim dat zeer goed uiteengezet, en hij mag fier zijn op zijn werk van 3 à 4 jaren. De HKA (Het Kan ANDERS) lijkt quasi integraal geïmplementeerd, en Wim kan nu genieten van de HIA (Het Is Anders). Er zal nog steeds bijstuurwerk nodig zijn, maar de Grote Beleidsdoelstellingen zijn bereikt (zie hoofdstuk 1). Daarom heb ik hier in extenso het verslag gegeven om ook voor mezelf blijvend te bewaren. Proficiat, Wim.

Ik hoorde van ver allerlei geruchten over de radicale interne organisatie die niet altijd samenhangend waren. Nu is het geen “black box” meer, en kan ik duidelijk het verschil zien met “vroeger”. Inderdaad, overal verandert er veel, maar hier herken ik duidelijk de invloed van iemand die van de privé komt en er een leidinggevende functie had. Ik ben blij dat u beloofd hebt om vanaf nu tweemaal per jaar een reportage te geven over uw beleid.

Ik was dan ook blij dat in de daaropvolgende stemming IEDEREEN “JA” heeft gestemd voor uw beleid (ook de oppositie). Dit is de beste blijk van RESPECT waar u behoefte aan had. (Laat u dus nooit ontmoedigen door zotte berichten op Facebook. We weten van welke individuen die komen).
Het is immers zoals de burgemeester zei: “de grootste verwezenlijking in de huidige legislatuur”.
Ik heb ook gehoord dat hij en uzelf zeiden dat “de gemeenteadministratie voortaan duidelijk gescheiden is van de gemeentepolitiek”. Dat was vroeger niet, ook niet in omliggende gemeenten

Volgende DE BLIEDEMAKER: Verkiezingsbeloften 2018